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Dématérialisation des autorisations d’urbanisme : un portail numérique au service des habitants

Simplifier les démarches administratives et faciliter les échanges avec les municipalités : c’est l’axe de travail qui a conduit la Communauté de Communes Auray Quiberon Terre Atlantique à développer un « Portail web de l’urbanisme » pour le compte de 22 communes du territoire*, qui instruisent jusqu’alors l’ensemble des demandes d’autorisation d’urbanisme en version papier. Un outil développé à l’échelle intercommunale pour un usage communal : les habitants y accèdent depuis le site web de leur commune, celle-ci restant l’autorité compétente pour la délivrance des autorisations d’urbanisme.

Simplifier les démarches d’urbanisme

Changer ses fenêtres, poser une clôture, construire un abri de jardin… : tous ces travaux doivent être autorisés avant d’être entrepris par les particuliers. Afin d’offrir une alternative au dépôt des dossiers de demande d’autorisation d’urbanisme en version papier, photocopiés en plusieurs exemplaires, Auray Quiberon Terre Atlantique a développé un portail internet dédié, mis à la disposition de 22 communes du territoire* à partir du 17 mai prochain (LIEN DU PORTAIL DE L’URBANISME) Ce portail de dépôt en ligne des dossiers d’urbanisme, fruit d’une démarche débutée en 2018 au sein du service d’Instruction du Droit des Sols d’Auray Quiberon Terre Atlantique, a pour but de faciliter les démarches administratives, d’optimiser les services aux usagers et d’offrir une qualité de service équivalente à toutes les communes du territoire, quelle que soit leur taille et le nombre de dossiers d’urbanisme instruits par an.

Un meilleur service aux usagers

Les usagers devraient apprécier rapidement ce nouvel outil sur bon nombre de points : le service, accessible 7j/7 et 24h/24, permettra de s’affranchir des horaires d’ouverture des mairies, de sécuriser (identification des pièces manquantes avant dépôt) et d’accélérer le traitement des dossiers en facilitant les échanges entre la collectivité et les usagers par la voie électronique. Autres avantages : les demandeurs n’auront plus à se déplacer en mairie, à reprographier en 5 à 6 exemplaires des dossiers parfois volumineux, et pourront suivre en ligne sur leur espace personnel l’avancement du dossier déposé. A noter : les dépôts en version papier seront toujours possibles, pour les habitants qui préfèrent cette solution (personnes sans ordinateur ou peu à l’aise avec l’informatique).

Plus simple, plus pratique et plus rapide

Pour les agents des mairies, ce nouveau portail de dématérialisation des demandes d’urbanisme offrira un double gain, de temps et de moyens : les agents communaux pourront à terme se concentrer sur le renseignement au public car ils n’auront plus à enregistrer les dossiers manuellement, à établir des récépissés de dépôt papier, ou à préparer et transmettre par voie postale les différents courriers à l’usager intervenant en cours d’instruction de leur demande. Les agents du service instructeur recevront par ailleurs en temps réel les demandes sans que les communes n’aient besoin de mettre en place de navette vers celui-ci ou de leur transmettre copie des demandes par voie postale. Les délais de traitement des demandes s’en trouvent ainsi encore améliorés.

Dématérialisation de l’ensemble de la chaîne d’instruction

Au-delà du dépôt et des échanges avec l’usager par voie électronique, c’est toute la chaîne d’instruction qui va progressivement être dématérialisée. Les consultations des gestionnaires de réseaux, des services de l’État et autres partenaires sur les dossiers vont s’en trouver facilitées, tout comme l’ensemble des démarches postérieures à la délivrance de l’autorisation : transmission au contrôle de légalité, remontée des éléments fiscaux à l’administration, des données statistiques sur la production de logements… C’est autant de temps gagné pour l’usager dans le traitement de son dossier et pour l’administration dans la gestion des dossiers. Pour les élus chargés de signer les autorisations d’urbanisme, l’outil numérique apportera à terme* de la souplesse, en permettant de signer numériquement les demandes, sans avoir à se déplacer en mairie. * service opérationnel d’ici la fin d’année 2021, et uniquement dans certaines communes

1 portail, 3 rubriques, 22 communes

Trois grandes rubriques composent le portail de l’urbanisme qui est accessible depuis le site web de chacune des 22 communes* :

1/  S’informer

(possibilité d’accéder à l’intégralité du document d’urbanisme dont le règlement graphique et écrit via le géoportail national de l’urbanisme).

2/  Formuler une demande d’urbanisme numérique

Depuis le 17 mai 2021, les usagers peuvent y déposer/demander : Certificat d’urbanisme informatif (CUa) ou  opérationnel (CUb)  /  Déclaration préalable (DP)  /  Déclaration d’Intention d’Aliéner (DIA)  /  Déclaration de Cession de Baux Commerciaux (DCC) A partir de septembre 2021 s’y ajouteront le dépôt des différents permis : Permis de Construire (PC)  /  Permis de Démolir (PD)  /  Permis d’Aménager (PA) permettant ainsi à 100 % des dossiers d’urbanisme d’être déposables en ligne et de respecter ainsi les obligations règlementaires afférentes du 1er janvier 2022 pour les communes de plus de 3500 habitants.

3 /    Suivre mes demandes d’urbanisme

espace permettant de retrouver l’ensemble des dossiers déposés ou en cours de préparation, de suivre leur avancement et de consulter les courriers et décisions transmis par l’administration (également envoyé à l’adresse électronique du demandeur)

Des outils « coup de pouce » pour une transition en douceur

Pour les usagers peu à l’aise avec les démarches d’urbanisme, l’État a mis en place un tutoriel d’accompagnement permettant d’identifier au regard du projet envisagé la bonne demande à faire (déclaration préalable ou permis notamment): https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R52221 L’Instruction du Droit des Sols au sein d’Auray Quiberon Terre Atlantique*, c’est : environ 7 500 demandes d’autorisation / an, dont : 1 400 permis de construire / 2 400 déclaration préalables / 3 700 certificats d’urbanisme
L’instruction mobilise : une 60aine d’agents en commune (sur tout ou partie de leur temps)  / une 12aine d’agents à temps plein au sein d’un service d’instruction mutualisé / une quarantaine d’administrations, services publics, gestionnaires de réseaux, chambres consulaires… sur les différents avis extérieurs nécessaires à l’examen des projets. * Les mairies concernées sont : Belz, Brec’h, Camors, Crac’h, Erdeven, Etel, Hoëdic, Houat, Landaul, Landévant, La Trinité-sur-Mer, Locmariaquer, Locoal-Mendon, Ploëmel, Plouharnel, Pluneret, Plumergat, Pluvigner, Quiberon, Sainte-Anne d’Auray, Saint-Philibert, Saint-Pierre Quiberon. A noter que la commune de Carnac a engagé les démarches visant à se rapprocher des mêmes solutions logicielles et bénéficiera de ce service au cours du second semestre 2021.
La Ville d’Auray, qui bénéficie de son propre service instructeur, développe sa propre solution de dématérialisation : pour plus de renseignements à ce sujet, contacter le service urbanisme de la ville.